1. Vì sao phải đăng kí thường trú?
Cũng giống như ở Việt Nam, khi đến bất cứ nơi đâu để sinh sống và học tập thì chúng ta phải đăng trí thường trú. Du học sinh sống tại Nhật trên 3 tháng cần phải đăng ký và làm thẻ thường trú giống như người Nhật. Việc đăng ký thường trú là hình thức điều tra dân số của Nhật để quản lý về thuế và bảo hiểm quốc dân. Người có thẻ thường trú sẽ được sử dụng 1 vài dịch vụ cộng đồng nhất định, đồng thời thẻ thường trú được sử dụng giống như giấy tờ tùy thân chứng minh địa chỉ của bạn.
Trường hợp “lưu trú ngắn hạn” thì không thể đăng ký thường trú và cấp phép lưu trú. Ví dụ như trường hợp đi du lịch,…
2. Thủ tục cần thiết:
Bạn đăng kí thường trú tại “Trụ sở hành chính khu” hay “Cơ quan hành chính thành phố nơi mình sẽ tạm trú trong một khoảng thời gian nhất định.
Vì vậy sau khi quyết định được địa điểm sinh sống cần phải đăng kí thường trú tại cơ quan hành chính của quận trong vòng 14 ngày.
Đối với những bạn mới sang Nhật thì nên đi cùng với thầy cô, những người đã sống ở Nhật trong thời gian dài để tránh những trường hợp chưa hiểu tiếng Nhật. Những bạn biết tiếng Anh thì có lợi thế hơn vì có thể nhân viên ở trung tâm hành chính có thể làm việc bằng tiếng Anh với bạn. Nhưng không phải ở khu, quận, thành phố nào cũng có nhân viên biết tiếng anh đâu nhé.
Cần có những giấy tờ cần thiết dưới đây：
・Hộ chiếu (Đối với trường hợp đã từng tới Nhật, có khả năng bị kiểm tra tình trạng xuất nhập cảnh nên cần mang theo giấy tờ cũ）
・Thẻ lưu trú （Ở bài trước mình đã hướng dẫn các bạn về cách xin cấp thẻ lưu trú tại Nhật）
Trường hợp sống cùng gia đình hoặc vợ, chồng trên 2 người thì cần phải có giấy tờ chứng minh xác nhận ở Việt Nam.
Để tiến hành kí thường trú bạn cần khai báo những thông tin dưới đây:(theo điều 7)
- Tên tuổi
- Ngày tháng năm sinh
- Giới tính
- Mối quan hệ với chủ hộ
- Quốc tịch
- Loại lưu trú: vĩnh trú, tạm trú
- Tư cách lưu trú
- Thời gian lưu trú
- Mã số của thẻ lưu trú
- Ngày mà bạn chính thức có tư cách lưu trú tại Nhật
- Địa chỉ nơi ở mà bạn muốn đăng kí
- Bảo hiểm xã hội
Sau khi khai báo những thông tin, bạn chính thức có tư cách thường trú tại nơi bạn muốn ở.
3. Những lưu ý khi đăng kí thường trú tại Nhật:
- Không được viết tắt địa chỉ: Nếu địa chỉ đang sống là chung cư hay căn hộ thì phải viết chính xác tên chung cư, tên căn hộ; số phòng bao nhiêu.
- Ghi nhớ địa chỉ cũ: Trường hợp nếu chuyển từ nơi ở cũ sang nơi ở mới, khi đăng ký thường trú cần phải điền vào mục địa chỉ cũ. Để tránh những rắc rối sau này thì bạn nên điền chính xác nơi địa chỉ cũ nhé.
- Tìm hiểu năm sinh của mình theo lịch Nhật bản: Lịch Nhật Bản được tính theo năm Thiên Hoàng lên kế vị, gọi là 平成 (へいせい) nên cần lưu ý giấy tờ nộp tại các cơ quan hành chính của Nhật thường không sử dụng cách ghi chép theo lịch dương. Bạn có thể tự tra trên mạng, hỏi thầy cô,… Cách tính đơn giản là 1995＝平成07.
- Xác nhận lại đại chỉ trong thẻ lưu trú: Nếu đăng kí thường trú, địa chỉ sinh sống sẽ được in ở mặt sau của thẻ lưu trú, do đó cần kiểm tra lại để tránh nhầm lẫn.
- Chuẩn bị số điện thoại liên lạc tại Nhật: Bạn phải có số liên lạc ở Nhật thì mới đăng kí được thường trú. Trong trường hợp cần liên lạc với bạn nhưng vì một lí do nào đó không liên lạc được thì bắt buộc phải có số điện thoại của người liên lạc khẩn cấp.
4. Bản sao chứng nhận thường trú:
Khi nộp hồ sơ xin việc làm thêm, nộp học các trường,… việc chứng nhận nới cư trú là cần thiết, bạn phải có giấy thường trú gọi là 住民票.
Ở Việt Nam để chứng nhận thường trú thì bạn phải photo sổ tạm trú rồi phải đem đi công chứng. Ở Nhật Bản để chứng nhận nơi cư trú thì bạn phải đến cơ quan hành chính đăng kí và sau đó sẽ nhận được một bản sao thường trú có ghi đầy đủ các thông tin mà bạn đã khai báo khi đăng kí thường trú.
Lệ phí cho mỗi bản sao chứng nhận thường trú là 300 yên/ tờ.
Cách điền giấy đăng kí nhận bản sao chứng nhận thường trú (住民票の写し等交付申請書). Tùy theo mỗi quận, khu, thành phố mà mẫu đơn đăng kí có đôi chút khác nhau, nhưng đa phần thì thông tin đều tương tự nhau. Các bạn tham khảo mẫu bên dưới nhé.
